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Data Protection Declaration “Funded Research Visits – Northwest Alliance” 

Application for the Northwest Alliance Funded Research Visits

Information on data protection, according to Article 13 GDPR (DSGVO in German)

Please note that only the German original of this document is legally binding. This English translation is provided for information purposes only.

We hereby inform you about the processing of your personal data in connection with your application for the Northwest Alliance Funded Research Visits.

The Northwest Alliance is a cooperation between the University of Bremen and Carl von Ossietzky University of Oldenburg. The Northwest Alliance website is jointly operated by the two universities.

  1. Person responsible for data processing and contact details:

Administrative Unit 01: Academic Affairs
c/o University of Bremen
Bibliothekstraße 1–3
28359 Bremen
Germany

Contact person:
Dr. Julia Sievers
Head of Administrative Unit 01: Academic Affairs

Email: julia.sievers@vw.uni-bremen.de

Website: https://www.uni-bremen.de/en/

 

as well as the

Carl von Ossietzky Universität Oldenburg
represented by the President,
Ammerländer Heerstr. 114-118,
26129 Oldenburg
Germany
Tel.: +49 441 798-0
E-Mail: internet@uol.de

Name and address of the data protection officer:

University of Bremen
Data Protection Officer
Bibliothekstraße 1–3
28359 Bremen
Germany

Email: datenschutz@uni-bremen.de

Carl von Ossietzky Universität Oldenburg
– Data Protection Officer –
Ammerländer Heerstr. 114 – 118
26129 Oldenburg

E-Mail: dsuni@uol.de

Pursuant to Article 26 GDPR, the parties are joint controllers and have specified the rights and obligations of the parties in a contract. The essential provisions of this contract are specified in this Privacy Policy.

 

  1. Purpose of data processing

Application for the Northwest Alliance Funded Research Visits

Your data will be used during the application and selection procedure to process and assess your application and to communicate with you regarding your application and the selection process.

Your data will be used to evaluate your academic and professional background, research profile, research achievements, current research projects and research vision, as well as your potential fit with the Northwest Alliance.

If you are selected, your data will also be used to organize and administer your funded research visit and to facilitate contact with relevant research groups and institutions at the University of Bremen and Carl von Ossietzky University of Oldenburg.

The information contained in your Academic CV and in the publications or other documents you submit will also be used for these purposes.

  1. Legal basis of data processing

The legal basis is your consent pursuant to Article 6(1)(a) GDPR. If the information you provide includes special categories of data, your consent pursuant to Article 9(2)(a) GDPR expressly applies to this data as well. By submitting your application and confirming the corresponding checkbox, you consent to the processing of your personal data for the purposes described in this Data Protection Declaration.

  1. Obligation of provision

You are not obliged to provide data; however, processing and evaluation of your application is only possible if you provide us with the required information.

The following information is required:

  • Title
  • Firstname
  • Lastname
  • Email address
  • Current institution
  • Postal address
  • Current academic position
  • Career stage
  • Nationality
  • Research Profile
  • Research Achievements
  • Current Research Projects
  • Suitability for the Northwest Alliance
  • Research Vision
  • Upload Academic CV

The following information is optional:

  • Gender
  • ORCID
  • Personal website/Google Scholar/LinkedIn
  • Upload 1
  • Upload 2
  • Upload 3

Under High-Profile Area, you may select up to three areas. This information is used to assess your research interests and potential fit with the Northwest Alliance.

If you do not provide the required information, your application cannot be considered in the selection procedure.

  1. Right to withdraw consent

The consent given for the processing of your personal data according to Article 6 (1)(a) and Article 9 (2)(a) GDPR can be withdrawn at any time for future effect.

Should this be the case, the data will no longer be processed on the basis of your consent and will be erased if no legal storage period regulations or other legal grounds prevent this.

The withdrawal of consent does not affect the legality of the processing carried out on the basis of the consent until the revocation.

  1. Storage period

We will store the applicants’ data until the application and selection process for the Northwest Alliance Funded Research Visits has been completed.

For applicants who are selected, data will be stored for as long as necessary to organize and administer the funded research visit and to comply with applicable legal or administrative retention requirements.

For applicants who are not selected, the data will be deleted after completion of the selection process within the applicable retention period, unless statutory retention obligations or other legitimate reasons require longer storage.

If consent is withdrawn, the data will be erased unless legal storage obligations or another legal basis for continued storage applies.

  1. Personal data processed during the selection process

The following personal data may be processed:

  • Title
  • Firstname
  • Lastname
  • Gender
  • Email adress
  • Current institution
  • Postal address
  • Current academic position
  • Career stage
  • ORCID
  • Personal website/Google Scholar/LinkedIn
  • Nationality
  • information provided under High-Profile Area
  • Research Profile
  • Research Achievements
  • Current Research Projects
  • Suitability for the Northwest Alliance
  • Research Vision
  • information contained in the academic CV
  • information contained in Upload 1, Upload 2 and Upload 3, if provided.

The application materials may contain information about your academic career, research activities, publications and professional experience.

  1. Recipient of personal data

Administrative Unit 01: Academic Affairs at the University of Bremen receives the data communicated via the online form and processes it for the purposes specified in Section 2.

Contact person:
Dr. Julia Sievers
Head of Administrative Unit 01: Academic Affairs

The University of Bremen’s Administrative Unit 01 stores your application data electronically for the purposes specified above.

Access to the data is restricted to authorized persons involved in the administration, assessment and selection of applications.

Where necessary for the selection process, application materials may also be made available to authorized persons at the University of Bremen and Carl von Ossietzky University of Oldenburg who are involved in the assessment and selection of applications.

  1. Your rights

You have the following rights concerning your personal data (according to Articles 15 to 20 GDPR):

  • Right of access
  • Right to rectification
  • Right to erasure (right to be forgotten)
  • Right to restriction of processing
  • Right to data portability / right to receive a copy of your data

Where processing is based on your consent, you also have the right to withdraw your consent at any time in accordance with Article 7(3) GDPR. The withdrawal of consent does not affect the legality of processing carried out before the withdrawal.

To exercise your rights, please contact the responsible parties using the contact information provided above.

  1. Right to lodge a complaint with a supervisory authority:

Pursuant to Article 77 GDPR, every data subject has the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority if they believe that the processing of their personal data violates data protection regulations.

Last updated: August 2026

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Datenschutzerklärung „Funded Research Visits – Northwest Alliance“

Bewerbung für die Northwest Alliance Funded Research Visits

Informationen zum Datenschutz gemäß Art. 13 DSGVO

Bitte beachten Sie, dass ausschließlich die deutsche Originalfassung dieses Dokuments rechtlich bindend ist. Diese englische Übersetzung dient lediglich zu Informationszwecken.

Wir informieren Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung für die Northwest Alliance Funded Research Visits.

Die Nordwest-Allianz ist eine Kooperation zwischen der Universität Bremen und der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg. Die Website der Nordwest-Allianz wird von den beiden Universitäten gemeinsam betrieben.

  1. Verantwortlich für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten

Dezernat 1: Akademische Angelegenheiten
c/o Universität Bremen
Bibliothekstraße 1–3
28359 Bremen
Deutschland

Ansprechperson:
Dr. Julia Sievers
Leitung Dezernat 1: Akademische Angelegenheiten

E-Mail: julia.sievers@vw.uni-bremen.de
Webseite: https://www.uni-bremen.de/

 

sowie die

Carl von Ossietzky Universität Oldenburg
vertreten durch den Präsidenten,
Ammerländer Heerstr. 114-118, 26129 Oldenburg
Telefon: +49 441 798-0
Telefax: +49 441 798-3000
E-Mail: internet@uol.de

 

Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten:

Universität Bremen
Datenschutzbeauftragte
Bibliothekstraße 1–3
28359 Bremen
Deutschland

E-Mail: datenschutz@uni-bremen.de

 

Carl von Ossietzky Universität Oldenburg
– Der Datenschutzbeauftragte –
Ammerländer Heerstr. 114 – 118
26129 Oldenburg

E-Mail: dsuni@uol.de

Die Parteien sind gem. Art. 26 DSGVO gemeinsam Verantwortlich und haben die Rechte und Pflichten der Parteien in einem Vertrag konkretisiert. Die wesentlichen Inhalte dieses Vertrages ergeben sich aus dieser Datenschutzerklärung.

  1. Zweck der Datenverarbeitung

Bewerbung für die Northwest Alliance Funded Research Visits

Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens genutzt, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten und zu bewerten sowie mit Ihnen bezüglich Ihrer Bewerbung und des Auswahlverfahrens zu kommunizieren.

Ihre Daten werden verwendet, um Ihren akademischen und beruflichen Werdegang, Ihr Forschungsprofil, Ihre Forschungsleistungen, Ihre aktuellen Forschungsprojekte und Ihre Forschungsperspektive sowie Ihre mögliche Passung zur Northwest Alliance zu bewerten.

Sofern Sie ausgewählt werden, werden Ihre Daten außerdem verwendet, um Ihren geförderten Forschungsaufenthalt zu organisieren und zu verwalten sowie den Kontakt zu relevanten Forschungsgruppen und Einrichtungen der Universität Bremen und der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg zu ermöglichen.

Die in Ihrem akademischen Lebenslauf sowie in den von Ihnen eingereichten Publikationen oder sonstigen Dokumenten enthaltenen Informationen werden ebenfalls für diese Zwecke verwendet.

  1. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO, sofern die von Ihnen gemachten Angaben besondere Datenkategorien enthalten sollten, bezieht sich die Einwilligung gem. Artikel 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO ausdrücklich auch auf diese Daten.

Mit der Einreichung Ihrer Bewerbung und der Bestätigung des entsprechenden Kontrollkästchens erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken einverstanden.

  1. Verpflichtung zur Bereitstellung

Sie sind zur Bereitstellung Ihrer Daten nicht verpflichtet. Die Bearbeitung und Bewertung Ihrer Bewerbung ist jedoch nur möglich, wenn Sie uns die hierfür erforderlichen Angaben mitteilen.

Folgende Angaben sind erforderlich:

  • Titel
  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Aktuelle Institution
  • Postanschrift
  • Aktuelle akademische Position
  • Karrierestufe
  • Staatsangehörigkeit
  • Forschungsprofil
  • Forschungsleistungen
  • Aktuelle Forschungsprojekte
  • Passung zur Northwest Alliance
  • Forschungsperspektive
  • Upload des akademischen Lebenslaufs

Folgende Angaben sind optional:

  • Geschlecht
  • ORCID
  • Persönliche Webseite / Google Scholar / LinkedIn
  • Upload 1
  • Upload 2
  • Upload 3

Im Bereich „High-Profile Area“ können Sie bis zu drei Bereiche auswählen. Diese Angaben werden verwendet, um Ihre Forschungsinteressen und Ihre mögliche Passung zur Northwest Alliance zu bewerten.

Wenn Sie die erforderlichen Angaben nicht bereitstellen, kann Ihre Bewerbung im Auswahlverfahren nicht berücksichtigt werden.

  1. Widerruflichkeit der Einwilligung

Die Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a), Artikel 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

In diesem Fall werden die Daten nicht mehr auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet und gelöscht, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtliche Gründe für eine weitere Speicherung entgegenstehen.

Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Widerruf der Einwilligung wird durch den Widerruf nicht berührt.

  1. Dauer der Speicherung

Wir speichern die Daten der Bewerbenden so lange, bis das Bewerbungs- und Auswahlverfahren für die Northwest Alliance Funded Research Visits abgeschlossen ist.

Bei Bewerbenden, die für einen Forschungsaufenthalt ausgewählt werden, werden die Daten so lange gespeichert, wie dies für die Organisation und Durchführung des geförderten Forschungsaufenthalts sowie zur Erfüllung geltender gesetzlicher oder administrativer Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Bei Bewerbenden, die nicht ausgewählt werden, werden die Daten nach Abschluss des Auswahlverfahrens innerhalb der geltenden Aufbewahrungsfrist gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtmäßige Gründe eine längere Speicherung erfordern.

Wird die Einwilligung widerrufen, werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder eine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung bestehen.

  1. Personenbezogene Daten, die im Auswahlverfahren verarbeitet werden

Folgende personenbezogene Daten können verarbeitet werden:

  • Titel
  • Vorname
  • Nachname
  • Geschlecht
  • E-Mail-Adresse
  • Aktuelle Institution
  • Postanschrift
  • Aktuelle akademische Position
  • Karrierestufe
  • ORCID
  • Persönliche Webseite / Google Scholar / LinkedIn
  • Staatsangehörigkeit
  • Angaben im Bereich „High Profile Area“
  • Forschungsprofil
  • Forschungsleistungen
  • Aktuelle Forschungsprojekte
  • Passung zur Northwest Alliance
  • Forschungsperspektive
  • Angaben aus dem akademischen Lebenslauf
  • Angaben aus Upload 1, Upload 2 und Upload 3, sofern diese bereitgestellt werden

Die Bewerbungsunterlagen können Angaben zu Ihrem akademischen Werdegang, Ihren Forschungsaktivitäten, Publikationen und beruflichen Erfahrungen enthalten.

  1. Empfänger der personenbezogenen Daten

Das Dezernat 1 „Akademische Angelegenheiten“ der Universität Bremen empfängt die über das Onlineformular übermittelten Daten und verarbeitet diese für die unter Punkt 2 genannten Zwecke.

Ansprechperson:
Dr. Julia Sievers
Leitung Dezernat 1: Akademische Angelegenheiten

Das Dezernat 1 der Universität Bremen speichert Ihre Bewerbungsdaten elektronisch für die oben genannten Zwecke.

Der Zugriff auf die Daten ist auf autorisierte Personen beschränkt, die an der Verwaltung, Bewertung und Auswahl der Bewerbungen beteiligt sind.

Soweit dies für das Auswahlverfahren erforderlich ist, können die Bewerbungsunterlagen auch autorisierten Personen der Universität Bremen und der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg zugänglich gemacht werden, die an der Bewertung und Auswahl der Bewerbungen beteiligt sind.

  1. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten (entsprechend Artikel 15 bis 20 DSGVO):

  • Recht auf Auskunft
  • Recht auf Berichtigung
  • Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit / Recht auf Erhalt einer Kopie Ihrer Daten

Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie außerdem das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf erfolgt ist, wird dadurch nicht berührt.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die o.g. Kontaktangaben der verantwortlichen Stellen.

  1. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

Stand: August 2026